Fris & Fruitig

contact
Menu

Menu

Praten

Contact

Zien

  • Fris & Fruitig HQ
  • Brouwerijstraat 1
  • 7523XC Enschede
  • The Netherlands

Home / Projecten / Formagic

Formagic

Geautomatiseerde voortgangsrapportages

Een platform voor het automatisch genereren van voortgangsrapportages binnen grote subsidieprojecten. Blijf jij ook liever Fris & Fruitig door administratieve processen binnen je bedrijf te automatiseren?

Werk met ons

Over deze case

Formagic

Voor het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) als leadpartner en eurohealthconnect als management office van INTERREG V A projecten health-i-care en EurHealth-1Health hebben wij een online platform ontwikkeld, waarop zo’n 50 projectpartners binnen het Duits-Nederlandse grensgebied gezamenlijk ieder half jaar een vragenlijst kunnen invullen. De resultaten worden gebruikt om voortgangsrapportages te genereren voor deze projecten.

  • Activiteiten
  • Conceptontwikkeling
  • User experience ontwerp
  • Visueel ontwerp
  • Technische implementatie

  • Platform
  • Real-time database
  • Admin panel en webapplicatie
  • Koppeling naar Word en PDF
  • Email service

health-i-care
EurHealth-1Health
INTERREG

Terug in de tijd

Eindeloos heen en weer mailen met word-documenten

Bij de INTERREG V A projecten health-i-care en EurHealth-1Health worden zo’n 50 partners ieder half jaar geacht verslag te doen van de voortgang binnen deze projecten. Dit gebeurt aan de hand van een vragenlijst. Antwoorden op de vragen worden per project gebundeld en verwerkt in de verplichte halfjaarlijkse rapportages.

In het verleden werd naar elke partner een in te vullen word-document gestuurd. Deze documenten werden vervolgens handmatig samengevoegd. Elk half jaar was het opstellen van de rapportages weer een tijdrovende berg werk; vragenlijsten verschilden per partner, partners moesten meerdere malen herinnerd worden, alle documenten moesten gecontroleerd en aangevuld worden, etc. Een ouderwets systeem. Er kwam nog net geen typemachine aan te pas.

Samen met het UMCG en eurohealthconnect hebben wij met een frisse blik naar dit proces gekeken en geanalyseerd hoe we het hele proces zoveel mogelijk konden automatiseren om het voor zowel de projectpartners als onze klant gemakkelijker te maken. Het resultaat is een platform waarop partners gemakkelijk samen in de cloud de vragenlijsten kunnen invullen. Emails worden automatisch verstuurd en de vragen worden door het systeem op slimme wijze samengevoegd tot één word-document.

Was sagen Sie?

Een volledig tweetalig systeem

Halfjaarlijks ontvangen partners binnen de projecten een email met een link naar een online formulier. Omdat er in de grensregio wordt gewerkt spreken sommige partners Duits en sommige Nederlands. De emails zijn daarom beschikbaar in twee talen.

Ook tijdens het invullen van de online formulieren kan er gemakkelijk geschakeld worden tussen een Nederlandse en een Duitse interface.

Grenzeloze samenwerking

Samen real-time formulieren invullen in de cloud

De unieke link uit de emails kan gemakkelijk gedeeld worden met collega’s binnen de organisatie. Hiermee kan er tegelijkertijd worden gewerkt aan het invullen van de formulieren.

Wanneer het formulier volledig is ingevuld wordt er een PDF-bestand gegenereerd dat gebruikt kan worden voor de eigen administratie.

Volledig ontlast

Geen monnikenwerk meer voor administratoren

In het dashboard kan een beheerder eenvoudig instellen wie welke vragen dient in te vullen en voor welke deadline de formulieren ingevuld moeten zijn. Het overzicht maakt in een blik duidelijk welke partners al een volledig formulier hebben ingevuld. Partners die nog geen formulier hebben ingevuld ontvangen automatisch een herinnering. De administrator hoeft hier dus niet telkens achteraan.

Als alle antwoorden binnen zijn gekomen, worden deze op slimme wijze gebundeld en omgezet naar een word-document, zodat de beheerder deze eenvoudig kan verwerken. Tevens worden alle bijlagen die door partners zijn geüpload samengevoegd in één zip-bestand.

UMCGeurohealthconnect

UMCG en eurohealthconnect

Zeer tevreden met de oplossing op maat

We hebben onze opdrachtgever actief begeleid en geadviseerd tijdens de zoektocht naar een geautomatiseerd systeem. Het doel van het systeem was voornamelijk het realiseren van een verlichting in de administratie en de daarbijbehorende kostenbesparing. In het begin hebben we vooral samen gezocht naar een reeds bestaande oplossing, maar na een gezamenlijke brainstorm bleken de eisen al snel te hoog gegrepen voor systemen als Google Forms en Typeform.

Gedurende de verkenning van een oplossing hebben wij de ogen voor onze opdrachtgever kunnen openen met betrekking tot de eindeloze mogelijkheden en kansen en hierdoor hebben wij een nog verdere automatisering gerealiseerd dan de opdrachtgever in het begin voor ogen had. De input van het UMCG en eurohealthconnect was hierbij de sleutel tot een soepele, efficiënte en snelle ontwikkeling.

Wat de gebruikers vinden

"Prima manier om snel een overzicht te geven van het project! Voor de projectleider hoeft dit niet heel veel tijd te kosten."

"Werkt erg plezierig en snel."

"Die Struktur des Fortschrittsberichts zwingt zu Klarheit und Transparenz. Das ist sehr hilfreich für die eigene Arbeitsweise."

"Efficient platform om te rapporteren."

"Het elektronische formulier is een perfecte manier om voortgangsrapportage in te dienen."

"Es ist kein Unterschied zur Bearbeitung / Erstellung eines Word-Dokumentes - einfach zu handhaben."

"Mooie manier om gezamenlijk tot een goed verslag te komen. Ieder in zijn eigen taal. Vervolgens dankzij Google Translate alle commentaren samengevoegd tot Duits. Is hiermee een kwestie van copy paste geworden."

"Overzichtelijk en werkt!"

Zin om te beginnen? Wij ook!

Ook als je zelf nog geen duidelijk plan hebt. We geven je graag advies of stellen een offerte voor je op. Natuurlijk helemaal vrijblijvend en zonder kosten.
Samen zetten we de volgende stap!

Neem contact op

Praten

Contact

Zien

  • Fris & Fruitig HQ
  • Brouwerijstraat 1
  • 7523XC Enschede
  • The Netherlands

Fris & Fruitig