Een platform voor het automatisch genereren van voortgangsrapportages binnen grote subsidieprojecten. Blijf jij ook liever Fris & Fruitig door administratieve processen binnen je bedrijf te automatiseren?
Over deze case
Voor het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) als leadpartner en eurohealthconnect als management office van INTERREG V A projecten health-i-care en EurHealth-1Health hebben wij een online platform ontwikkeld, waarop zo’n 50 projectpartners binnen het Duits-Nederlandse grensgebied gezamenlijk ieder half jaar een vragenlijst kunnen invullen. De resultaten worden gebruikt om voortgangsrapportages te genereren voor deze projecten.
Bij de INTERREG V A projecten health-i-care en EurHealth-1Health worden zo’n 50 partners ieder half jaar geacht verslag te doen van de voortgang binnen deze projecten. Dit gebeurt aan de hand van een vragenlijst. Antwoorden op de vragen worden per project gebundeld en verwerkt in de verplichte halfjaarlijkse rapportages.
In het verleden werd naar elke partner een in te vullen word-document gestuurd. Deze documenten werden vervolgens handmatig samengevoegd. Elk half jaar was het opstellen van de rapportages weer een tijdrovende berg werk; vragenlijsten verschilden per partner, partners moesten meerdere malen herinnerd worden, alle documenten moesten gecontroleerd en aangevuld worden, etc. Een ouderwets systeem. Er kwam nog net geen typemachine aan te pas.
Samen met het UMCG en eurohealthconnect hebben wij met een frisse blik naar dit proces gekeken en geanalyseerd hoe we het hele proces zoveel mogelijk konden automatiseren om het voor zowel de projectpartners als onze klant gemakkelijker te maken. Het resultaat is een platform waarop partners gemakkelijk samen in de cloud de vragenlijsten kunnen invullen. Emails worden automatisch verstuurd en de vragen worden door het systeem op slimme wijze samengevoegd tot één word-document.
Halfjaarlijks ontvangen partners binnen de projecten een email met een link naar een online formulier. Omdat er in de grensregio wordt gewerkt spreken sommige partners Duits en sommige Nederlands. De emails zijn daarom beschikbaar in twee talen.
Ook tijdens het invullen van de online formulieren kan er gemakkelijk geschakeld worden tussen een Nederlandse en een Duitse interface.
De unieke link uit de emails kan gemakkelijk gedeeld worden met collega’s binnen de organisatie. Hiermee kan er tegelijkertijd worden gewerkt aan het invullen van de formulieren.
Wanneer het formulier volledig is ingevuld wordt er een PDF-bestand gegenereerd dat gebruikt kan worden voor de eigen administratie.
In het dashboard kan een beheerder eenvoudig instellen wie welke vragen dient in te vullen en voor welke deadline de formulieren ingevuld moeten zijn. Het overzicht maakt in een blik duidelijk welke partners al een volledig formulier hebben ingevuld. Partners die nog geen formulier hebben ingevuld ontvangen automatisch een herinnering. De administrator hoeft hier dus niet telkens achteraan.
Als alle antwoorden binnen zijn gekomen, worden deze op slimme wijze gebundeld en omgezet naar een word-document, zodat de beheerder deze eenvoudig kan verwerken. Tevens worden alle bijlagen die door partners zijn geüpload samengevoegd in één zip-bestand.
We hebben onze opdrachtgever actief begeleid en geadviseerd tijdens de zoektocht naar een geautomatiseerd systeem. Het doel van het systeem was voornamelijk het realiseren van een verlichting in de administratie en de daarbijbehorende kostenbesparing. In het begin hebben we vooral samen gezocht naar een reeds bestaande oplossing, maar na een gezamenlijke brainstorm bleken de eisen al snel te hoog gegrepen voor systemen als Google Forms en Typeform.
Gedurende de verkenning van een oplossing hebben wij de ogen voor onze opdrachtgever kunnen openen met betrekking tot de eindeloze mogelijkheden en kansen en hierdoor hebben wij een nog verdere automatisering gerealiseerd dan de opdrachtgever in het begin voor ogen had. De input van het UMCG en eurohealthconnect was hierbij de sleutel tot een soepele, efficiënte en snelle ontwikkeling.
Ook als je zelf nog geen duidelijk plan hebt. We geven je graag advies of stellen een offerte voor je op. Natuurlijk helemaal vrijblijvend en zonder kosten.
Samen zetten we de volgende stap!