Bij de INTERREG V A projecten health-i-care en EurHealth-1Health worden zo’n 50 partners ieder half jaar geacht verslag te doen van de voortgang binnen deze projecten. Dit gebeurt aan de hand van een vragenlijst. Antwoorden op de vragen worden per project gebundeld en verwerkt in de verplichte halfjaarlijkse rapportages.

In het verleden werd naar elke partner een in te vullen word-document gestuurd. Deze documenten werden vervolgens handmatig samengevoegd. Elk half jaar was het opstellen van de rapportages weer een tijdrovende berg werk; vragenlijsten verschilden per partner, partners moesten meerdere malen herinnerd worden, alle documenten moesten gecontroleerd en aangevuld worden, etc. Een ouderwets systeem. Er kwam nog net geen typemachine aan te pas.

Samen met het UMCG en eurohealthconnect hebben wij met een frisse blik naar dit proces gekeken en geanalyseerd hoe we het hele proces zoveel mogelijk konden automatiseren om het voor zowel de projectpartners als onze klant gemakkelijker te maken. Het resultaat is een platform waarop partners gemakkelijk samen in de cloud de vragenlijsten kunnen invullen. Emails worden automatisch verstuurd en de vragen worden door het systeem op slimme wijze samengevoegd tot één word-document.

We hebben onze opdrachtgever actief begeleid en geadviseerd tijdens de zoektocht naar een geautomatiseerd systeem. Het doel van het systeem was voornamelijk het realiseren van een verlichting in de administratie en de daarbijbehorende kostenbesparing. In het begin hebben we vooral samen gezocht naar een reeds bestaande oplossing, maar na een gezamenlijke brainstorm bleken de eisen al snel te hoog gegrepen voor systemen als Google Forms en Typeform.

Gedurende de verkenning van een oplossing hebben wij de ogen voor onze opdrachtgever kunnen openen met betrekking tot de eindeloze mogelijkheden en kansen en hierdoor hebben wij een nog verdere automatisering gerealiseerd dan de opdrachtgever in het begin voor ogen had. De input van het UMCG en eurohealthconnect was hierbij de sleutel tot een soepele, efficiënte en snelle ontwikkeling.